Documento

Definición

Soporte que registra información, que puede estar en papel, medios informáticos, etc…

Elementos

Los elementos que forman un documento son:

1. La información que contiene.
2. El soporte donde esta contenida la información.

Los Documentos de un Archivo

Los documentos de un archivo tienen una serie de características cuya misión es poder localizar y hacer practica la informacion que contienen.

1. Tienen un carácter seriado, con una marca que permite identificarlo.
2. Un origen o génesis, que indica quien lo genera.
3. Una exclusividad, impiden que se dupliquen.
4. Una interrelación, con e fin de indicar a donde van y cual es su misión.

Ciclo Vital del Documento

Los documentos se producen dentro de una frecuencia, van cumpliendo una función, hasta que se decide su eliminación o permanencia.

Archivo de oficina.Fase Activa:

Es la fase que comprende la mayor actividad del documento, pero no mas de 5 años, cuando deben pasar a la siguiente fase para evitar su acumulación.

Archivo Central.Fase Semiactiva:

Son los archivos generados por la oficina. permanecen 10 años. Sus funciones son identificar, valorar, describir y conservar las series.

Archivo intermedio.Fase inactiva:

Los documentos apenas tiene uso y su tiempo de permanencia es de 15 años. su tarea es la selección de los que deben ser eliminados y cuales deben ser conservados.

Archivo histórico.Fase inactiva:

La finalidad de esta fase es la conservación permanente de los documentos.